Zoom Programı ile İlgili Pratik Bilgiler ve İpuçları

Zoom Cloud Meeting programının kullanımı ve kullanım sırasında karşılaşabileceğiniz bazı sorunlara ilişkin püf noktalarını anlattığımız yazımıza hoş geldiniz.

Dilerseniz öncelikle Zoom ara yüzünün Türkçe olarak nasıl kullanılacağına ilişkin resimli anlatımımıza bir bakalım. Ardından sayfanın sonunda Zoom ile ilgili pratik bilgilere ve püf noktalarına ulaşabilirsiniz.

Zoom Arayüzü Resimli Anlatım

1- Zoom Ana Ekranı

Zoom Ana Ekranı

Zoom programında mail adresinizi ve şifrenizi yazdığınızda ana ekran gelmektedir. Buradan yeni toplantı oluşturabilir, mevcut bir toplantıya katılabilir, ileriye dönük bir toplantı programı belirleyebilir ve ekran paylaşımı yapabilirsiniz.

Ayrıca sağ üstte yer alan profil resminize tıklayarak durum menüsüne ya da onun altında yer alan dişli simgesine tıklayarak “Ayarlar” sayfasına ulaşabilirsiniz.

2- Schedule (Program) ile İleri Tarihli Toplantı Planlama

Schedule Meeting Ekranı

Ana sayfadaki Schedule yani “Program” butonuna tıkladığınızda açılan bu ekranda ileri bir tarihe yeni toplantı atayabilir, ID’nizin sabit mi yoksa değişken mi oldacağını belirleyebilir ve hem yöneticinin hem de katılımcıların toplantı başladığındaki kamera ve ses ayarlarını yapabilirsiniz.

Püf Noktası 1: Recurring Meeting seçeneğini işaretlediğinizde süresiz bir görüşme başlatabilirsiniz.

Püf Noktası 2: Personal Meeting seçeneğini işaretlediğinizde tüm toplantılarınızı sabit bir ID ve şifre ile gerçekleştirebilirsiniz.

Dilerseniz şimdi ana ekranın sağ üst köşesinde yer alan profil resminizin altındaki dişli simgesinden ulaşabileceğiniz ayarlar sayfasına bir göz atalım.

3- Genel Ayarlar Ekranı

Genel Ayarlar Ekranı

Bu ekrandan Zoom programını nasıl başlatmak ve yönetmek istediğinize dair ayarlar bulunmaktadır.

Püf Noktası 3: Genel Ayarlar ekranındaki “Dual Monitors” yani “Çift Monitör” görüntüleme özelliği, video düzeninin ve ekran paylaşımı içeriğinin iki ayrı monitöre / ekrana yerleştirilmesine olanak tanır. Galeri veya hoparlör görünümü bir monitörde görüntülenebilirken, diğer monitör bir içerik paylaşımını görüntüler. Bu, PPT sunumları ve katılımcılardan notları saklamak için çok kullanışlıdır.

4- Video / Görüntü Ayarları Ekranı

Kamera ve Görüntü Ayarları Ekranı

Bu ekranda cihazınıza bağlı kamera seçimini yapıp en iyi görüntüyü alabileceğiniz ayarlamaları yapabilirsiniz.

Püf Noktası 4: Resimdeki 2, 4 ve 5. maddelerde yer alan ayarlarla kameranızın sağlayabileceği en iyi görüntüye ulaşabilirsiniz.

5- Ses Ayarları Ekranı

Ses Ayarları Ekranı

Bu ekrandaki seçenekler yardımıyla cihazınıza bağlı hoparlör ve mikrofon seçimini yapabilir ve bunları test edebilirsiniz.

Püf Noktası 5: Toplantı esnasında mikrofonunuzu kaplı durumdayken geçici olarak açmak için SPACE (BOŞLUK) tuşunu kullanabilirsiniz. (Bas-Konuş özelliği)

6- Ekran Paylaşımı Ayarları Ekranı

Ekran Paylaşımı Ayarları

Bu ekrandan toplantı esnasında paylaşacağınız ekran boyutunu, seçeneklerini ayarlayabilirsiniz.

Püf Noktası 6: Resimdeki 4. maddede yer alan Side-by-side “Yan Yana” seçeneğini işaretlediğinizde paylaştığınız ekran ile birlikte sizin görüntünüz de görünür.

7- Chat / Sohbet Ayarları Ekranı

Chat-Sohbet Ayarları Ekranı

Bu ekrandan sohbet ile ilgili okunmamış mesaj, sesli mesaj, mesaj ön izlemeleri gibi özellikleri etkinleştirebilir ve sohbetle ilgili zaman, bildirim ve engelleme ayarlarını yapabilirsiniz.

Püf Noktası 7: Resimdeki 17. maddede yer alan “Keywords” butonuna tıkladığınızda açılan ekrandan sohbet esnasında yazıldığında bildirim almak istediğiniz anahtar kelimeleri aralarına virgül koyarak yazabilirsiniz. (Büyük/küçük harf duyarlı değildir)

8- Arkaplan ve Filtre Ayarları Ekranı

Arka plan ve Filtre Ayarları Ekranı

Zoom’a ait en eğlenceli özelliklerin bulunduğu bu ekrandan bulunduğunuz mekandaki arka planınızın görünmesini istemiyorsanız sanki arkanızda yeşil perde varmışçasına sanal ve hareketli arka plan ayarlamaları yapabilirsiniz.

Ayrıca görüntünüzü siyah beyaz veya sepya gibi filtrelerle renk ayarlarında değişiklik yapabilir ve görüntünüze çerçeveler ekleyebilirsiniz.

Tüm bunları yaparken programın henüz beta sürümünde olan stüdyo efektleri ekranından kaş, sakal-bıyık ve dudaklarınızın görünümünde de değişiklikler yapmanız mümkün.

Püf Noktası 8: Bu ekranın altında yer alan “Studio Effects” butonuna tıklayarak kaş ,sakal-bıyık şekli ve dudak rengi gibi özellikleri kullanarak görünümünüzde değişiklikler yapabilirsiniz.

9- Kayıt Ayarları Ekranı

Kayıt Ayarları Ekranı

Kayıt ayarları ekranından gerçekleştirdiğiniz toplantının kaydını bilgisayarınızda nerede saklanacağını belirleyebilir, belirlediğiniz sürücüde kalan depolama alanını görebilir ve 3. taraf video kayıt programları ile optimize etme gibi ayarlamaları yapabilirsiniz.

Püf Noktası 9: Kayıt ekranı resmindeki 6 no’lu maddeyi işaretlerseniz kayıtlarınıza o anki tarih ve saati damgalamış olursunuz.

10- Profil Ayarları Ekranı

Profil Ayarları Ekranı

Bu ekranda bulunan butonları kullandığınızda Zoom sizi kendi web sitesindeki hesap prifilinize yönlendirecektir.

Karşınıza gelen ekranda isim, profil resmi, abonelik gibi düzenlemeleri gerçekleştirebilirsiniz.

11- İstatistik Ekranı

Zoom Programı İstatistik Ekranı

Bu ekrandan Zoom programınızın bilgisayar performansı ile ilgili istatistiki bilgilere ulaşabilirsiniz.

Bu bilgiler içerisinde işlemci, RAM, ağ yapısı, görüntü, ses ve ekran paylaşımı gibi istatistik verileri yer almaktadır.

Püf Noktası 10: Bu ekrandaki CPU, bilgisayarınızın işlemcisini, Memory ise RAM’ ini temsil eder. Bu başlıkların altındaki % değerlerinden tüm uygulamaların % ne kadar performans harcadığı ve Zoom’un bunlar içerisindeki payını inceleyebilirsiniz.

12- Klavye Kısayol Ayarları Ekranı

Zoom Klavye Kısayolları Ekranı

Zoom’a ait kısayol tuşlarının kullanımı için gerçekleştireceğiniz ayarlamaların yer aldığı bu ekran sayesinde programı daha rahat kullanabileceksiniz.

Bu kısayolların neler olduğu ve hem Windows, hem Mac OS hem de Android kullanıcıları için Türkçe anlamlarının yer aldığı yazımıza aşağıdaki butona tıklayarak ulaşabilirsiniz.

13- Erişilebilirlik Ayarları Ekranı

Erişilebilirlik Ayarları Ekranı

Bu ekranda alt yazı seçenekleri ve sohbet ekranı görünümü gibi ayarlamaların yanı sıra programı kullandığınız süre boyunca karşınıza gelebilecek ekran uyarılarının neler olacağını da belirleyebilirsiniz.

Püf Noktası 11: Eğer bir Zoom Pro abonesiyseniz sohbet görüşmelerinde otomatik çeviri ve alt yazı özelliklerini kullanabilirsiniz. Alt yazı boyutunuzu “Accessibility” ekranından ayarlayabilirsiniz.

Bu bölüme kadar Zoom programının genel ve sabit ayarlamaları yapabileceğiniz ekranları tanıdık. Dilerseniz şimdi de toplantı esnasında yapabileceğiniz bazı düzenlemelerin yer aldığı özelliklere bakalım.

Toplantı Ekranı Kullanımı

1- Toplantı Ekranı Arayüzü

Toplantı Ana Ekranı Arayüzü

Toplantınızı başlattığınızda karşınıza gelen bu ekranda ses, kamera, güvenlik, katılımcılar, sohbet, ekran paylaşımı, kayıt ve tepkileri düzenleyebileceğiniz butonlar bulunmakta.

Püf Noktası 12: Toplantı ekranınızın sol üst köşesinde yer alan yeşil tik işaretine tıkladığınızda o anki gerçekleşen toplantının ID, şifre ve link bilgilerini görebilir, toplantı adını değiştirebilir ve ayarlar sayfasını açabilirsiniz.

2- Ses Ayarları Butonu

Zoom Mute /Unmute Butonu

Ekranın alt bölümünde yer alan Mute /Unmute butonu ile mikrofonunuzu kapatıp açabilir, mikrofon ve hoparlör seçiminizi yapabilir, bu cihazların testlerini ve ses ayarlarını gerçekleştirebilirsiniz.

3- Video / Kamera Ayarları Butonu

Video / Kamera Ayarları Butonu

Toplantı ekranında yer alan “Stop Video” butonuna ve yanında bulunan küçük ok işaretine tıklayarak kameranızı kapatıp açabilir ve cihazınıza bağlı kameralardan hangisini kullanmak istiyorsanız seçim yapabilirsiniz.

Ayrıca yukarıda “Arkaplan ve Filtre Ayarları” başlığı altında bahsettiğimiz arka plan ve filtre ayarlarını da anlık olarak buradan yapabilirsiniz.

4- Güvenlik Ayarları Butonu

Güvenlik Ayarları Butonu

Toplantı ekranında yer alan “Security” butonu ile toplantıyı kilitleyebilir, toplantıya katılacaklar için bekleme odasını aktifleştirebilir ve katılımcılara ekran paylaşımı, sohbet, isim değiştirme ve mikrofonu kapatma gibi izinleri verebilirsiniz.

Püf Noktası 13: “Security” butonu içerisinde yer alan “Rename Themselves” seçeneğindeki onay işaretini kaldırarak katılımcıların toplantı esnasında isimlerini değiştirmelerini engelleyebilirsiniz. (8 no’lu püf noktasında, yönetici olarak katılımcıların adını nasıl değiştirebileceğinizi de öğrenebilirsiniz.)

5- Katılımcı Ayarları Butonu

Katılımcı Ayarları Butonu

Toplantı ekranındaki “Participants” butonuna tıkladığınızda ekranın sağ tarafında toplantıda bulunan katılımcıların listesi açılacaktır. Farenizle buradaki katılımcıların üzerine geldiğinizde ise mavi renkle “Mute” ve “More” butonları belirecektir.

“Mute” butonu, daha önce de belirttiğimiz gibi katılımcının mikrofonunu kapatmanızı sağlayacaktır.

“More” butonuna tıkladığınızda ise açılan menüden ilgili katılımcı ile sohbet etme, katılımcıdan kamerasını açmasını isteme, katılımcının adını değiştirme, onu yönetici yapma, toplantıdan çıkarma ve bekleme odasına gönderme gibi özellikleri kullanabilirsiniz.

Püf Noktası 14: “More” butonu altındaki menüden “Make Host” u seçtiğinizde o katılımcıyı sizin haricinizde bir yönetici olarak atayabilirsiniz.

Püf Noktası 15: “More” butonu altındaki menüden “Rename” seçeneğine tıkladığınızda ilgili katılımcının adını değiştirebilirsiniz.

Katılımcı listesinin en altında bulunan butonlar ile de davet etme ve tüm katılımcıların mikrofonunu kapatma gibi düzenlemeler yapabileceğiniz gibi en sağdaki üç noktaya tıkladığınızda açılan menüden bazı genel katılımcı ayarlamalarını da yapabilirsiniz.

6- Sohbet Ayarları Butonu

Chat / Sohbet Butonu

Chat butonuna tıkladığınızda açılan menüden kimlerin sohbet edebileceğini belirleyebilir ve dosya gönderimi yapabilirsiniz.

Püf Noktası 16: Chat ekranının altında bulunan üç noktaya tıkladığınızda açılan menüden “Host Only” yi seçerseniz, sohbet ekranında yönetici olarak sadece sizin söz hakkınız olur.

7- Ekran Paylaşımı Ayarları Butonu

Ekran Paylaşımı Ayarları Butonu

Share Screen butonuna tıkladığınızda açılan “Basic” ekranından paylaşacağınız ekranı seçebilir, beyaz yazı tahtasını ya da ipad/iphone ekranını paylaşabilirsiniz.

Bu ekranın ortasında bulunan “Basic”, “Advanced” ve “Files” sekmelerinden “Advanced” ‘i seçerseniz, arka planınızı bir powerpoint sunusuna dönüştürebilir, ekranınızın sadece sizin belirleyeceğiniz bir bölümünü gösterebilirsiniz.

Püf Noktası 17: Advanced sekmesinde yer alan “Content from 2nd Camera” seçeneğinden bilgisayarınıza bağlı olan 2. kamerayı da aktifleştirebilirsiniz.

Yeşil renkli “Share Screen” butonunun kenarında bulunan küçük tik işaretine tıkladığınızda açılan menüden ise kimlerin ekran paylaşımı yapabileceğini belirleyebilirsiniz.

Ekran Paylaşımı Butonu

Ekranınızı paylaştığınızda alt görev çubuğunda “More” butonu belirecektir. Buradaki menüde yer alan özelliklerle ekran paylaşımını durdurmadan bazı ayarlamaları yapabilirsiniz.

Püf Noktası 18: “More” butonu altındaki menüden “Disable Annotation for Others” seçeneğini işaretlerseniz ekran paylaşımı sırasında siz anlatım yaparken katılımcıların ekranı çizmesini engellemiş olursunuz.

8- Beyaz Yazı Tahtası Ekranı

Ekran paylaşımı butonuna tıkladığımızda karşımıza gelen sayfada yer alan “Whiteboard” yani beyaz yazı tahtası çoğunlukla öğretmenlerimizin ders anlatımı sırasında başvurdukları bir özellik.

9- Kayıt Ayarları Butonu

Kayıt Ayarları Butonu

Record butonuna tıkladığınızda toplantınız kaydedilmeye başlayacaktır. Kayıt esnasında sol üst köşede bir kontrol çubuğu belirecektir. Hem bu kontrol çubuğundan hem de alt görev çubuğunda belirecek olan “More” butonu ile kaydınızı duraklatabilir, devam ettirebilir ve bitirebilirsiniz.

Kaydı “Stop Recording” butonu ile bitirdiğinizde ekranınızın sağ üst köşesinde “Kaydınız durduruldu. Kaydedilen dosya, toplantı bittiğinde mp4’e dönüştürülecektir.” diye bir uyarı alacaksınız.

Toplantıyı sonlandırdığınızda ise convert işlemi başlayacak ve yukarıda “Kayıt Ayarları Ekranı” başlığında anlattığımız dosya dizininize kaydedilecektir.

10- Tepkiler (Reactions) Butonu

Tepkiler Butonu

Katılımcılara karşı tebrik ve onay amaçlı tepkide bulunmak için “Reactions” butonunu kullanabilirsiniz. Buradaki tepkilerin ten rengi ayarlarına “Genel Ayarlar” ekranından ulaşabilirsiniz.

11- Toplantıyı Sonlandırma ve Toplantıdan Ayrılma

Sonlandır Butonu

“End” yani “Bitir” butonuna tıkladığınızda karşınıza gelen seçeneklerden herkes için toplantıyı bitirebilir ya da toplantıdan ayrılabilirsiniz.

Öğretmenlerimizin En Sık Karşılaştığı Sorunlar

1- Öğrenciler sık sık isimlerini değiştiriyor.

Konferans başladıktan sonra alttaki “Manage Partipicants” menüsünü açınca sağda çıkan pencerenin alt sağ köşesinde “More” yazısının başındaki ok işareti ile menüyü açıp “Allow partipicants to rename themselves” seçeneğinin başındaki işareti kaldırın.

2- Öğrenciler ekranı çiziyor ya da müdahale ediyor.

Share Screen ile ekranı paylaştığınızda üstte çıkan seçeneklerden More seçeneğine gelince açılan menüden “Disable partipicans annotation” seçeneğini bir defa tıklayın. Disable değil de “Allow” seçili ise değiştirmeyin.

3- ID numaraları ve şifre değişiyor.

Çözümü, Schedule ile ileri tarihli konferans oluştururken Meeting ID kısmında Personal Meeting seçili olursa değişmez.

4- Öğrencilerin girişte mikrofonu açık oluyor.

Schedule ile ileri tarihli konferans oluştururken Meeting options menüsündeki “Mute partipicans upon entry” seçeneğini işaretleyin.

5- Öğrenciler giriş yaptıktan sonra kendileri mikrofonlarını açabiliyor.

Konferans başladıktan sonra alttaki “Manage Partipicants” menüsünü açınca sağda çıkan pencerenin alt sağ köşesinde “More” yazısının başındaki ok işareti ile menüyü açıp “Allow partipicants to unmute themselves” seçeneğinin başındaki işareti kaldırın.

6- Toplu olarak mikrofonu kapatmak istiyorum.

Manage Participant başlığını tıklayarak Alt+M tuşlarıyla sizin dışınızdaki herkesim mikrofununu kapatabilirsiniz.

7- Dersi kaydedemiyorum.

Konferans başladığında alttaki menünün en sağında “Record” yazısına tıklayıp kaydı başlatın. Dersi sonlandırdığınızda sistem otomatik olarak video convert (dönüştürme) işlemini başlatacak (bu dersin süresine göre biraz zaman alabilir) ve sonrasında size bu video dosyasını nereye kaydetmek istediğinizi soran bir pencere gelecek. Buradan kayıt yerini seçip onayladığınızda video bilgisayarınıza kaydedilmiş olacak.

8- Öğrenciler bekleme odasında benim onayımı beklemeden derse dahil olsunlar.

Ders oluştururken “Waiting room” seçeneğini kaldırın.

9- Öğrenciler chat penceresinde gereksiz yazılar yazıyor.

Konferans başladığında alttaki menüden “Chat” seçeneğini tıklayın. Sağda açılan pencerenin sağ alt köşesinde “File” yazısının yanındaki üç noktaya tıklayın. “No one” seçerseniz sadece siz mesaj gönderebilirsiniz. “Host only” seçerseniz öğrenciler sadece size mesaj gönderebilir, başkası bu mesajı göremez. Size uygun seçeneği işaretli hale getirin.

10- Dersi telefon üzerinden yaptığımda bu seçenekleri uygulayabilecek miyim?

Hayır, bahsi geçen seçeneklerin büyük çoğunluğu bilgisayar üzerinden gerçekleştirilen derslerde geçerli oluyor. Bu yüzden imkan dahilindeyse uygulamayı bilgisayar üzerinden açalım.